Beleid VOG

Het Algemeen Bestuur van VV Eenrum hecht waarde aan een veilige en integere sportomgeving.

VOG-beleid VV Eenrum

Het Algemeen Bestuur van VV Eenrum hecht waarde aan een veilige en integere sportomgeving. Hiervoor nemen we diverse preventieve maatregelen. Een van deze maatregelen is het inzetten van de VOG, op basis van het beleid van de KNVB en de NOC*NSF.  De VOG is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie, waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, in dit geval het werken met jongeren en kwetsbare groepen bij een sportclub. Het inzetten van een VOG geeft meer zekerheid over het verleden van (nieuwe) bestuursleden, vrijwilligers, trainers, coaches en leiders en het vermindert de kans dat personen, die eerder in de fout zijn gegaan, een functie bij ons kunnen uitoefenen. Zo laten we zien dat we de veiligheid van iedereen op onze club serieus nemen.

Dit beleidsstuk is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 10 juni 2026. Het beleid is geldend per 1 september 2026.

Randvoorwaarden

Het VOG-beleid van VV Eenrum voldoet aan de volgende randvoorwaarden rondom de aanvraag, registratie en monitoring van VOG’s:

• Informatieverplichting: We informeren (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers over het aanvragen van een VOG, zodat zij kunnen beslissen of ze de informatie willen verstrekken.
• Doelmatig en met een legitieme reden: We maken alleen gebruik van screening door middel van VOG’s wanneer we er als VV Eenrum een gerechtvaardigd belang bij hebben. We gebruiken de gegevens uit de screening uitsluitend ter onderbouwing van het besluit of iemand wel/niet een bepaalde functie kan uitoefenen, en we gebruiken de gegevens niet voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen.
• Dataminimalisatie: We bewaren geen (kopieën van) papieren of digitale VOG’s, maar registreren uitsluitend: naam en functie, datum van afgifte VOG, aanvraagcode, en dat er een echtheidscheck heeft plaatsgevonden, incl. door wie en op welke datum.

Codes screeningsprofiel per functie

Bij het aanvragen van VOG’s hanteren we het overzicht van functies en bijbehorende screeningsprofielen. In dit overzicht is per functie afgewogen welke screeningsprofielen noodzakelijk en proportioneel zijn. Als we in individuele gevallen besluiten af te wijken van dit overzicht, wordt dit schriftelijk onderbouwd en vastgelegd. Dit doen we om te voldoen aan de AVG.

Uitwerking beleid VOG

Als VV Eenrum stellen we een VOG verplicht voor personen die vrijwillig in functie zijn en waarbij wij een hoger risico op mogelijke integriteitsschendingen zien. Dat zijn:

• Bestuursleden.
• Leden van de jeugdcommissie.
• Vertrouwenscontactpersonen.
• Personen werkzaam met minderjarigen en/of kwetsbare personen.

Voorafgaand aan start werkzaamheden

De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden verstrekt te worden. Het ontvangen van een VOG is een expliciete voorwaarde voor het tot stand komen van een samenwerking en/of vrijwilligersrol. Als er geen VOG aangeleverd kan worden, is samenwerken niet mogelijk.

Elke 3 jaar herhaling

Als VV Eenrum vinden we het belangrijk om de veiligheid en integriteit in onze organisatie continu te kunnen waarborgen. Daarom hanteren we voor de VOG een geldigheid van 3 jaar, waarna de VOG opnieuw getoond dient te worden. Het is de verantwoordelijkheid van VV Eenrum om na 3 jaar opnieuw om een geldige VOG te vragen.

Deelname regeling Gratis VOG

Voor alle (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers in onbetaalde functies, die werken met jongeren en/of kwetsbare groepen en waarvoor wij een VOG verplicht stellen, kunnen we als VV Eenrum gebruik maken van onze toelating tot de Regeling Gratis VOG. Met deze toelating kunnen we VOG’s gratis aanvragen. Vanuit de VV Eenrum wordt de aanvraag voor een VOG ingediend waarna de betreffende persoon de aanvraag zelfstandig afrond en de VOG toont. De jaarlijkse kosten voor toelating tot de Regeling Gratis VOG (de hiervoor noodzakelijke e-Herkenning) zijn voor de VV Eenrum. Deze kosten worden opgenomen in onze begroting.

VOG op papier of digitaal

Justis kan een VOG op papier of een digitale versie verstrekken. De (nieuwe) bestuurder of vrijwilliger mag hier zelf uit kiezen.

Bij een papieren VOG ontvangen aanvragers de VOG per post en dienen deze voor een echtheidscontrole te tonen. Bij VV Eenrum controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat en controleren we de echtheid. Na controle neemt de eigenaar van de VOG deze weer mee.

Bij een digitale VOG ontvangen aanvragers de VOG in de Berichtenbox van MijnOverheid en kunnen deze vervolgens per e-mail doorsturen. Bij VV Eenrum controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat, en controleren we de echtheid via www.validatie.nl. Na controle wordt de digitale VOG vernietigd.

Hoe houden we bij wie een VOG heeft?

Om bij te houden of iemand een VOG heeft, wordt met een namenlijst gewerkt waar eenvoudig met een vinkje achter een naam aangegeven wordt dat de vrijwilliger de VOG heeft laten zien. De organisatie let erop dat de vrijwilliger de originele VOG laat zien en niet een kopie, omdat een kopie van een VOG geen geldigheid heeft. Dergelijke lijsten met persoonsgegevens worden veilig bewaard worden op een plaats waar alleen de personen die het aangaat toegang toe hebben.

Geen VOG (meer)?

Wanneer iemand geen VOG (meer) kan of wil tonen, wordt de samenwerking niet aangegaan. Ook kan het aanleiding geven om een lopende samenwerking te heroverwegen. Hierbij kan dit ook leiden tot aanpassing van de beoogde functie en/of activiteiten.